Informationen über den Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung für Vereinsmitglieder und Rehasportteilnehmer mit und ohne Vereinszugehörigkeit
Verantwortlich für die Datenverarbeitung des Turnverein Jahn Neuhof 1908 e.V. ist: Andreas Stüß, E-Mail: stuessi@t-online.de Stellvertreter: Thomas Heil, E-Mail: thomas.heil@cryotherm.de
Datenschutzbeauftragte: Laura Kern
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (im Folgenden: Daten) seiner Mitglieder und/oder Rehasportteilnehmer ohne Vereinszugehörigkeit (im Folgenden der Einfachheithalber: Mitglieder genannt) in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Hierbei handelt es sich um folgende Daten: Name und Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefonnummern (soweit vorhanden Festnetz und Mobil) sowie – falls vorhanden – E-Mail-Adresse und die Bankverbindung. Unter „Verarbeitung von Daten“ werden z. B. folgende Vorgänge verstanden: Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verbreiten sowie Löschen von Daten (Artikel 4 Nr. 2 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).
Die unter Position 3) genannten Daten sind – mit Ausnahme der Telefon-Nr. und E-MailAdresse – Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DSGVO zur Verfügung stellt.
Die Daten der Mitglieder werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung einschließlich des Beitragseinzuges verwendet. In diesem Zusammenhang werden sie Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Ämter oder Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und hinsichtlich der Bankverbindung Artikel 6 Absatz 1a) DSGVO.
Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein folgende Daten von folgenden Personen dorthin: vom 1. Vorsitzenden: Vorname, Name, Anschrift und Telefonnummer vom 2. Vorsitzenden: Vorname, Name, Anschrift und Telefonnummer vom 1. Kassierer: Vorname, Name, Anschrift und Telefonnummer vom 1. Schriftführer: Vorname, Name, Anschrift und Telefonnummer
Als Mitglied folgender Hessischer Fachverbände übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten seiner Mitglieder an die folgenden Fachverbände:
Hessischer Handball-Verband: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Nationalität (bei Minderjährigen alle Daten der Geburtsurkunde)
Hessischer Fußball-Verband: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Nationalität, Adresse (bei Minderjährigen alle Daten der Geburtsurkunde)
Hessischer Behinderten- und Rehabilitations-Sportverband e. V. (HBRS): Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Krankheitsbild, Krankenkasse mit allen Daten (Versichertennummer, Diagnosen, behandelnder Arzt, Datum der Teilnahme am Sport)
Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen. Ebenfalls zur Abrechnung der Rehaverordnungen mit dem HBRS. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1b) DSGVO.
Im Zusammenhang mit satzungsgemäßen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Sportfeste und Mitgliederversammlungen) veröffentlicht der Verein möglicherweise Fotos der Veranstaltung sowie einen Bericht darüber auf seiner Homepage und übermittelt Fotos nebst Bericht womöglich an Zeitungen und Soziale Medien. Gegebenenfalls werden auch Ergebnislisten erscheinen, die neben dem erzielten Ergebnis Vorund Zuname sowie Verein und Altersklasse enthalten. Dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, ohne die er seinen Satzungszweck, die Förderung des Sports, (siehe § 2 (1) der Satzung) nicht erfüllen kann. Die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung/Übermittlung der vorgenannten Daten ist Artikel 6 Absatz 1b) DSGVO. Zumindest überwiegen die Interessen und Grundrechte der Mitglieder nicht gegenüber den berechtigten Interessen des Vereins (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1f) DSGVO. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt. Fotos einzelner Personen oder weitere Daten veröffentlicht/übermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen Person.
Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1b) DSGVO. Eine Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1a) DSGVO).
Im Zusammenhang mit Jubiläen, Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Verein) sowie Geburtstagen seiner Mitglieder veröffentlicht/übermittelt der Verein Daten und Fotos nur mit Einwilligung des betroffenen Mitglieds. (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1a) DSGVO.
Die Mitgliederdaten werden spätestens 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO), Löschung (Artikel 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in (1) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.
Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit wiederrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in (1) genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden. Homepage: https://datenschutz.hessen.de